Automatisk betalningspåminnelse i Fortnox — så funkar det

Fortnox är grunden — men räcker det?

Fortnox är Sveriges mest använda ekonomisystem med över 400 000 kunder. Det erbjuder grundläggande påminnelsehantering, men många användare upptäcker snabbt att det inte räcker hela vägen. Här går vi igenom vad Fortnox kan, var det slutar — och hur du kan komplettera.

Vad Fortnox erbjuder idag

Fortnox har en inbyggd påminnelsefunktion som låter dig:

• Skapa påminnelser manuellt för enskilda fakturor
• Batchhantera påminnelser för flera fakturor samtidigt
• Skriva ut eller mejla påminnelsebrev
• Sätta påminnelseavgift (upp till 60 kr)

Det fungerar bra för företag med ett fåtal förfallna fakturor per månad som har tid att hantera processen manuellt.

Begränsningar i Fortnox påminnelsesystem

Ingen automatisk utskick

Fortnox skapar påminnelser, men skickar dem inte automatiskt. Du måste manuellt granska, godkänna och skicka varje påminnelse. Det innebär att:

• Du måste komma ihåg att logga in och kolla regelbundet
• Fakturor kan ligga och "ruttna" utan att någon agerar
• Processen skalar inte — 50 förfallna fakturor kräver 50 manuella åtgärder

Bara e-post (ingen SMS)

Fortnox skickar påminnelser via mejl eller brev. Det finns ingen SMS-kanal. Studier visar att SMS har en öppningsgrad på över 95 % — att missa den kanalen innebär att du missar betalningar.

Ingen eskaleringslogik

Det finns ingen inbyggd sekvens som automatiskt eskalerar tonen efter varje påminnelse. Du får samma typ av påminnelse oavsett om det är dag 7 eller dag 30 efter förfall.

Ingen spårning av resultat

Fortnox berättar inte om kunden öppnade mejlet, om det studsade eller om påminnelsen ledde till betalning. Du agerar i blindo.

Så kan du komplettera Fortnox

Det finns tre alternativ:

1. Manuell uppföljning

Skapa en Excel-lista, sätt påminnelser i kalendern och hantera varje faktura manuellt. Fungerar vid låg volym men skalar inte.

2. Intern automatisering

Bygg ett eget system med API-integrationer. Kräver utvecklingsresurser och underhåll.

3. Koppla ett uppföljningsverktyg

Det mest tidseffektiva alternativet: koppla ett verktyg som automatiskt hanterar uppföljningen baserat på data från Fortnox.

Hur Zylora kompletterar Fortnox

Zylora kopplar sig direkt till Fortnox via OAuth på cirka 60 sekunder. Sedan sker allt automatiskt:

1. Synkar fakturor — Zylora hämtar förfallna fakturor dagligen från Fortnox
2. Skickar påminnelser — Automatiska mejl och SMS i ditt företagsnamn
3. Eskalerar gradvis — Tonen anpassas efter antal dagar (vänlig → direkt → bestämd)
4. Spårar resultat — Se vilka påminnelser som levereras och vilka fakturor som betalas
5. Stämmer av betalningar — När Fortnox registrerar betalning avbryts uppföljningen automatiskt

Du behöver inte ändra hur du fakturerar i Fortnox. Zylora lägger bara till det steg som saknas — den automatiska uppföljningen mellan faktura och inkasso.

Vad kostar det?

Zylora har ingen månadsavgift. Du betalar 5 % på betalningar som kommer in efter att uppföljningen startat — max 5 000 kr per faktura. Om kunden inte betalar kostar det ingenting.

Sammanfattning

Fortnox är ett utmärkt ekonomisystem, men dess påminnelsefunktion kräver manuellt arbete och saknar SMS, automatik och uppföljning. Genom att koppla ett kompletterande verktyg kan du automatisera hela kedjan från förfallen faktura till betalning.

Koppla Zylora till Fortnox på 60 sekunder och låt systemet sköta uppföljningen. Ingen bindningstid, ingen startavgift — du betalar bara när kunden betalar.